#4 - Agil Zusammenarbeiten trotz räumlicher Distanz

30.04.2020 – Blogbeitrag von Julia
Im Homeoffice kann es schnell passieren, dass man leicht abgelenkt wird. Gerade am Anfang ist es schwer, die gewohnte Konzentration und Produktivität beizubehalten. Insbesondere der direkte, persönliche Kontakt zu den Kollegen im Büro ermöglicht kurze Absprachen und hilft so, kleinere Probleme schnell zu meistern. Aber auch im Homeoffice ist der effiziente Austausch über diverse Programme möglich.

Workflow optimieren

Die Produktivität und Strukturierung zu optimieren ist nichts Neues. Seit jeher wird versucht, den Workflow nicht nur intern, an verschiedenen Projekten im Team, sondern auch extern, im Kontakt mit Kunden, zu optimieren. Wir benutzen für verschiedene Projekte in unserer Agentur ein Kanban Board, um unseren Workflow visuell darzustellen und so für alle zu optimieren.
Das Kanban-Prinzip wurde bereits in den Vierzigerjahren des vergangenen Jahrhunderts von Toyota in Japan entwickelt. In der Grundversion ist das Kanban Board in drei Spalten unterteilt: To Dos, Bearbeitung und erledigt.

Das Kanban Board

Auf dem Kanban Board werden mithilfe von Post-its projektbezogene Aufgaben platziert, und je nach Arbeitsstand in die verschiedenen Spalten eingetragen. So können alle auf einen Blick sehen, was zu tun ist und in welchen Bereichen Probleme gelöst werden müssen.

Ein physisches Kanban Board in der eigenen Agentur hat zwar riesige Vorteile, aber auch einen entscheidenden Nachteil: Das Board befindet sich in der Agentur. Dafür gibt es aber natürlich eine Lösung.

Unsere digitale Lösung

Unser Team besteht unter anderem auch aus dualen Studierenden, die nur alle 3 Monate physisch in der Agentur anwesend sein könnnen.

Wir haben deshalb direkt nachdem wir unser Kanban Board organisierten, nach einer digitalen Lösung gesucht, auf die alle Mitarbeiter auch unterwegs oder im Homeoffice zugreifen können. Das Programm, welches wir nutzen, ist Trello. Dort können wir verschiedene Boards für die unterschiedlichen Projekte anlegen. Zudem können entsprechende Teams für die jeweiligen Projekte angelegt werden, das hilft dabei unseren Workflow zu optimieren und besser zu organisieren. Aufgrund der großen Beliebtheit und der großen Verbreitung von Trello ist es zudem möglich, die verschiedenen Boards direkt über Projektmanagement-Tools wie Microsoft Teams anzusehen und mit dem Team zu besprechen.

Wenn Du genauer wissen willst, wie das Kanban-Prinzip im Detail funktioniert, oder wie Du Dein Team in Trello einrichtest und vielleicht sogar mit einem Projektmanagement Tool verknüpfst, dann melde Dich bei uns. Wir helfen Dir gerne weiter.

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#3 - IDEEN WIRKUNGSVOLL VISUALISIEREN
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